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事務管理簡則

                  台中縣記帳士公會事務管理簡則
第一章   總 則
第一條:本會為統一事務管理,提高行政效率,特訂定本簡則。
第二條:本會之事務管理,除人民團體法、工商團體財務處理辦法及本會章程規定外,依本簡則之規定。
第三條:本簡則所稱事務管理,其範圍如下:
               一、文書處理。
               二、財務管理。
               三、會議管理。
 
第二章  文書處理
第四條:對主管機關、團體或會員行文之程式,悉依行政院訂頒之「文書處理」、「檔案管理」之規定辦法辦
               理。
第五條:文書處理程序,分為下列各步驟:
               一、收文處理:簽收、編號、登記。
               二、文件簽辦:擬辦、陳核、核定。
               三、文稿擬判:擬稿、核稿、判行。
               四、發文處理:繕(打)印、校對、蓋印及簽署、編號、登記、封發、送達。
第六條:文書之處理,其方式、手續、流程、文字、用語等,應力求簡明。
第七條:收文時應將收文日期、編號及來文摘要登記於總收文登記簿。
第八條:檔案裝訂成冊,以一年一次為原則,依序標明年號、類號及案號。
第九條:檔案保管應具有防範災害之設施,妥善保護。
第十條:本會文件及一切機密業務,未經允許宣布前,會務工作人員應負嚴守秘密之責。
 
第三章 財務管理
第十一條:本會之會計年度以曆年為準,自每年1月1日起至12月31日止。
第十二條:本會之會計基礎,平時採現金收付制,年終結算採用權責發生制。
第十三條:本會之收入,除週轉金外,應存入銀行,並隨收隨存。該項週轉金不得超過新台幣2萬元;存摺印
                  鑑分別由理事長及財務委員保管。
第十四條:本會日常開支金額每筆如在新台幣5000元以下時,可在週轉金項下以現金支付,超過新台幣5000
                  元者,應經財務委員核可後,以劃線抬頭支票逕付受款人,動支金額超過2萬元者,應經理事會2/3
                  理事出席,出席理事1/2通過。
第十五條:本會各種憑證、帳簿、報表等檔案保管,依照「工商團體財務處理辦法」第三十一條規定辦理。
第十六條:本會經費收入,均應掣給正式收據,並留存根備查。提用存款時,應由理事長、總幹事、財務委員
                  及經手人於領款憑證上共同蓋章。
第十七條:本會婚喪喜慶及差旅費給付標準如下:
                    類別    對象            給付標準
                    結婚    會員本人    禮金2,600元
                    結婚    會員子女    禮金1,600元
                    結婚    本縣各稅捐機關主管級以上及其子女  禮金2,600元
                    結婚    機關首長及其子女  禮金3,600元
                    新居落成、事務所開幕及各友會會員大會會員本人及各友會花籃乙對或盆栽乙個
                    喪事 會員本人及直系親屬 輓聯乙幅及奠儀1,500元
                    喪事 各友會及有關機關社團等理監事及其父母 輓聯乙幅
                    差旅費 國內出差 膳雜費500元/日 旅館費1500元/夜 車資:實報實銷(以台鐵自強號為限)
                    國外出差 由理事會議決定
                    備註:婚喪喜慶應以喜帖或訃文親送或郵寄本會作為給付依據及憑證。
第十八條:本會各項經費開支,除依「工商團體財務處理辦法」及本簡則辦理外,若有緊急實際需要開支者,
                  須經理事長核定後辦理。
 
第四章 會議管理
第十九條:本簡則所稱會議管理,係指會員大會,理、監事會、各專務委員會佈置、接待、文書及議事程序記
                  錄等事項。
第二十條:會議之召開,除依照法令必須召開者外,應符合下列原則:
                   一、能促進協調合作、溝通意見或集思廣益之效果者。
                   二、於工作推動及目標達成有必要者。
                   三、因特殊緊急需要,必須迅謀處理者。
第二十一條:會議之召開,除法令另有規定者外,其應行準備事項如下:
                      一、確定主持人及出(列)席機關或人員。
                      二、洽定開會之地點、日期及時間。
                      三、準備議程、議案及會議資料。
                      四、印發開會通知。
                      五、佈置開會場所。
                      六、其他必要事項。
                      會議工作人員除依照前項規定辦理外,應於開會前向會議主持人提供有關資料,必要時得以電話
                      聯繫出(列)席人員。
第二十二條:會議之程序排列如下:
                      一、宣布開會。
                      二、主席致詞。
                      三、主管機關代表及來賓致詞。
                      四、上次決議案執行情形(無則從略)。
                      五、報告事項(會務、工作及業務報告)。
                      六、討論事項。
                      七、臨時動議。
                      八、選舉事項(無則從略)。
                      九、散會。
第二十三條:會議主持人主持會議之原則如下:
                      一、準時開會。
                      二、說明會議目的與期望。
                      三、按議程進行會議。
                      四、控制時間,安排發言機會。
                      五、維持會場秩序。
                      六、宣布決議或會議結果。
第二十四條:會議記錄,應依其程序分別載明下列之事項:
                      一、會議名稱及會次。
                      二、會議時間及地點。
                      三、出席人、列席人及請假或缺席人姓名。
                      四、主席姓名。
                      五、記錄姓名。
                      六、報告事項。
                      七、討論及決議事項。
                      八、選舉事項(如無從略)。
                      九、其他應行記載事項。
                      會議記錄,應由主席及記錄分別簽署,以示負責。遇有重要決議案,應予當場宣讀。會議之決定
                      須執行者,應作適當之分工,必要時並予列管。
 
第五章 附 則
第二十五條:本簡則所未規定者,悉依人民團體法、工商團體會務工作人員管理辦法、工商團體財務處理辦法
                      及相關法令規定辦理。
第二十六條:本簡則各章得應需要分別訂定其管理辦法。
第二十七條:本簡則於中華民國99年 1 月1日經理事會通過後實施,修改時亦同。